אירוע חברה במשרד – איך מתכננים אירוע מוצלח בלי לצאת מהמשרד?

עוד פוסטים שיעניינו אתכם

עמוד הבית » רעיונות להאפי האוור » אירוע חברה במשרד – איך מתכננים אירוע מוצלח בלי לצאת מהמשרד?

אירוע חברה לא חייב להתקיים באולם, במסעדה או במתחם אירועים יקר. לפעמים דווקא המשרד, המקום שבו העובדים נפגשים מדי יום, יכול להפוך לכמה שעות למרחב חגיגי, נעים ומגבש.

קיום אירוע חברה במשרד חוסך נסיעות, מצמצם עלויות ומקל על העובדים להשתתף. עם תכנון נכון של החלל, האוכל, התוכן ולוח הזמנים, גם משרד רגיל יכול להפוך למקום שמתאים להרמת כוסית, להשקת מוצר, לחגיגת הישג או לערב צוות מהנה.

במדריך הזה תמצאו רעיונות לאירועי חברה במשרד, שלבי תכנון, הצעות לפעילויות, אפשרויות שמתאימות לתקציבים שונים וטעויות שכדאי להימנע מהן.

למה כדאי לקיים אירוע חברה במשרד?

לאירוע שמתקיים במקום העבודה יש כמה יתרונות בולטים:

חיסכון בעלויות השכרת מקום.
פחות זמן שמוקדש לנסיעות ולהסעות.
נגישות נוחה לעובדים.
אפשרות לקיים אירוע קצר כחלק מיום העבודה.
גמישות רבה בעיצוב ובבחירת התוכן.
שימוש בציוד שכבר קיים במשרד.
אווירה מוכרת ולא רשמית.
אפשרות להתאים את האירוע גם לצוות קטן.

עם זאת, כדי שהאירוע ירגיש חגיגי ולא כמו עוד ישיבה עם כיבוד, חשוב ליצור שינוי מורגש בחלל ובשגרת העבודה.

מתי מתאים לערוך אירוע חברה במשרד?

אירוע במשרד יכול להתאים למגוון רחב של מטרות ואירועים:

הרמת כוסית לקראת חג.
השקת מוצר או שירות.
ציון עמידה ביעד עסקי.
קבלת עובדים חדשים.
פרידה מעובד או ממנהל.
יום הולדת לחברה.
אירוע סוף שנה או סוף רבעון.
ציון הצלחה של הצוות.
יום הולדת לעובדים.
הרצאה או סדנה מקצועית.
פעילות גיבוש קצרה.
[האפי האוור במשרד].
אירוע הוקרה לעובדים.
מפגש עם לקוחות או שותפים עסקיים.

הפורמט יכול לנוע ממפגש של חצי שעה עם כיבוד וברכות ועד לאירוע של כמה שעות הכולל ארוחה, פעילות, הופעה או סדנה.

איך מתכננים אירוע חברה במשרד?

1. מגדירים את מטרת האירוע

לפני שמזמינים אוכל או בוחרים פעילות, כדאי להבין למה מקיימים את האירוע.

האם המטרה היא:

לחגוג הישג?
לחזק את הקשרים בין העובדים?
להודות לצוות?
להציג מוצר או מהלך חדש?
לציין חג או אירוע מיוחד?
לאפשר לעובדים ליהנות ולהתאוורר?

המטרה תשפיע על האופי, התקציב, משך האירוע וסוג התוכן. לדוגמה, אירוע הוקרה ידרוש מקום לברכות ולציון הישגים, בעוד שאירוע גיבוש יתמקד באינטראקציה בין העובדים.

2. קובעים תקציב

גם כאשר האירוע מתקיים במשרד, חשוב להגדיר תקציב מראש. התקציב יכול לכלול:

אוכל ושתייה.
פעילות או סדנה.
עיצוב וקישוטים.
ציוד הגברה והקרנה.
צילום.
מתנות לעובדים.
ניקיון לפני האירוע ואחריו.
השכרת ריהוט או ציוד משלים.

כדאי להשאיר חלק קטן מהתקציב להוצאות בלתי צפויות. לפעמים רק בזמן ההכנות מגלים שחסרים שולחנות, כלי הגשה, קרח, כבלים או מקומות ישיבה.

3. בודקים כמה אנשים צפויים להגיע

מספר המשתתפים משפיע כמעט על כל החלטה: כמות האוכל, סידור החלל, סוג הפעילות ואפילו עוצמת המוזיקה.

מומלץ לבקש אישור הגעה, במיוחד אם:

חלק מהעובדים עובדים מהבית.
האירוע מתקיים מחוץ לשעות העבודה.
מוזמנים בני זוג או בני משפחה.
מזמינים ספק חיצוני.
קיימת הגבלה על מספר המשתתפים בפעילות.

אל תשכחו לכלול בחישוב גם מנהלים, מרצים, מפעילים, צלמים ואורחים נוספים.

4. בוחרים את המועד המתאים

לאירוע קצר אפשר להקדיש את השעה האחרונה של יום העבודה. אירוע גדול יותר אפשר לקיים בצהריים או בשעות הערב, בהתאם לאופי הצוות.

כדאי לבדוק מראש:

האם יש עומס עבודה מיוחד באותו שבוע?
האם עובדים רבים נמצאים בחופשה?
האם המועד מתנגש עם חג או אירוע אחר?
האם עובדים מרחוק יוכלו להגיע?
האם התחבורה הציבורית עדיין פעילה בסיום האירוע?
האם נדרש זמן לפינוי ולהחזרת המשרד לשגרה?

ככל שהאירוע מתקיים מחוץ לשעות העבודה, חשוב יותר לוודא שההשתתפות בו אכן מתאימה לעובדים.

איך הופכים את המשרד למקום שמתאים לאירוע?

לא כל משרד תוכנן לאירוח, אבל לעיתים מספיקים כמה שינויים קטנים כדי ליצור אווירה אחרת.

מפנים את החלל

הזיזו שולחנות וכיסאות שאינם נחוצים, פנו מסדרונות והגדירו אזורים ברורים:

אזור אוכל ושתייה.
אזור ישיבה.
רחבה לפעילות או לריקודים.
מקום לברכות או להצגת מצגת.
פינה שקטה לשיחות.
מקום לתיקים ולחפצים אישיים.

חשוב לשמור על יציאות ודרכי מעבר פנויות.

משנים את האווירה

כדי שהעובדים ירגישו שהגיעו לאירוע ולא לעוד יום עבודה, אפשר להוסיף:

תאורה חמימה או שרשראות תאורה.
בלונים וקישוטים.
מפות וכלי הגשה תואמים.
פרחים או עציצים.
שילוט מעוצב.
עמדת צילום.
פלייליסט מתאים.
מצגת תמונות מהשנה האחרונה.

לא חייבים להשקיע בעיצוב גדול. לעיתים צבעוניות אחידה, מוזיקה טובה ושולחן כיבוד מסודר כבר יוצרים שינוי משמעותי.

בודקים את התשתיות

לפני האירוע ודאו שיש:

מספיק שקעי חשמל.
חיבור אינטרנט יציב.
מקרן או מסך תקינים.
רמקולים ומיקרופון במידת הצורך.
מקרר או פתרונות קירור.
מקום לפינוי אשפה.
גישה נוחה לספקים.
מספיק שירותים ביחס לכמות האורחים.
נגישות לעובדים ולאורחים עם מוגבלות.

אם מתכננים מוזיקה, כדאי לבדוק גם אם קיימות מגבלות רעש בבניין.

מה אוכלים באירוע חברה במשרד?

האוכל הוא אחד המרכיבים המרכזיים באירוע, אבל לא תמיד צריך להזמין ארוחה מלאה.

לאירוע בוקר

אפשר להזמין:

כריכים קטנים.
מאפים מתוקים ומלוחים.
יוגורט וגרנולה.
פירות חתוכים.
סלטים.
קפה, תה ומיצים.

לאירוע צהריים

אפשר לבחור בין:

מגשי אירוח.
ארוחה חלבית.
מנות אישיות.
פיצות.
דוכן אוכל.
מזנון סלטים וכריכים.
אוכל ממסעדה שהעובדים אוהבים.

לאירוע ערב או האפי האוור

אפשר להגיש:

פינגר פוד.
טאפסים.
מגשי גבינות.
ירקות ומטבלים.
מיני המבורגרים או טורטיות.
סושי.
קינוחים אישיים.
בירה, יין וקוקטיילים.

לפני ההזמנה בדקו אם יש עובדים צמחונים, טבעונים, שומרי כשרות, אנשים עם אלרגיות או עובדים שנדרשות עבורם מנות ללא גלוטן. רצוי לסמן בבירור כל מנה ולא להסתפק בהסבר בעל פה.

רעיונות לפעילויות באירוע חברה במשרד

הפעילות צריכה להתאים למטרת האירוע, לגודל החלל ולאופי העובדים. לא בכל אירוע חייבים להפעיל את המשתתפים, אבל תוכן קצר יכול לעזור ליצור חיבור ולהפוך את המפגש למשמעותי יותר.

פעילויות קצרות ולא מחייבות

חידון על החברה והעובדים.
בינגו היכרות.
משחק ניחוש תמונות ילדות.
חידון מוזיקה.
תחרות צילום.
טקס פרסים משעשע.
משחקי שולחן.
עמדת צילום עם אביזרים.
ברכות והוקרה לעובדים.
הגרלה עם פרסים קטנים.

סדנאות שאפשר לקיים במשרד

סדנת קוקטיילים.
סדנת שוקולד.
סדנת יצירה.
סדנת צילום בסמארטפון.
סדנת קפה.
סדנת כתיבה.
סדנת אימפרוביזציה.
סדנת טעימות.
הרצאה מעשירה.
פעילות מיינדפולנס או יוגה משרדית.

לפני שסוגרים סדנה, בדקו מה נדרש מבחינת מקום, מים, חשמל, שולחנות, ניקיון וציוד.

רעיונות לאירוע חברה בתקציב נמוך

גם בתקציב מוגבל אפשר ליצור אירוע מוצלח:

פוטלאק שבו כל מחלקה מביאה משהו.
פיקניק במרפסת או בחצר הבניין.
טריוויה שמכינים בתוך החברה.
תחרות קינוחים.
הקרנת סרט.
ארוחת בוקר משותפת.
החלפת מתנות סמלית.
פלייליסט שהעובדים בונים יחד.
משחקי קופסה מהבית.
טקס הוקרה עם תעודות משעשעות.

הסוד הוא לא בהכרח להוציא הרבה כסף, אלא להקדיש תשומת לב לפרטים וליצור תחושה שהאירוע תוכנן במיוחד עבור הצוות.

אירוע חברה או האפי האוור במשרד?

[האפי האוור במשרד] הוא בדרך כלל גרסה קצרה, קלילה וגמישה יותר של אירוע חברה.

האפי האוור	אירוע חברה
נמשך לרוב כשעה	עשוי להימשך כמה שעות
מתאים לסיום יום העבודה	יכול להתקיים בבוקר, בצהריים או בערב
כולל בדרך כלל אוכל, שתייה ומוזיקה	יכול לכלול ארוחה, פעילות, טקס או הופעה
דורש פחות הפקה	דורש תכנון ולוגיסטיקה רחבים יותר
מתאים למפגש חברתי שגרתי	מתאים לציון אירוע או מטרה מיוחדת

אם המטרה היא לאפשר לעובדים להיפגש ולשוחח באווירה נינוחה, האפי האוור יספיק בדרך כלל. אם מתוכננים תוכן מקצועי, טקס, הופעה, אורחים או מספר רב של משתתפים, כדאי להתייחס למפגש כאל אירוע חברה מלא.

דוגמה ללוח זמנים לאירוע חברה במשרד

אירוע בן שעתיים יכול להיראות כך:

16:00 – התכנסות, אוכל ושתייה.
16:20 – דברי פתיחה ועדכונים.
16:35 – פעילות, הרצאה או סדנה.
17:20 – הפסקה, קינוחים ושיחות.
17:40 – ברכות, פרסים או סיכום.
18:00 – סיום.

אל תעמיסו יותר מדי תוכן. חשוב להשאיר לעובדים זמן חופשי לאכול, להסתובב ולשוחח זה עם זה.

איך משלבים עובדים מרחוק?

אם חלק מהצוות עובד מהבית, כדאי לתכנן מראש כיצד לשלב אותו ולא להסתפק בהפעלת מצלמה במהלך האירוע.

אפשר:

לשלוח מראש מארז אוכל או מתנה.
לקיים חידון שבו כולם משתתפים דרך הטלפון.
למנות מנחה שפונה גם לעובדים שעל המסך.
להעביר את הברכות והמצגת באופן מקוון.
לבחור פעילות שמתאימה להשתתפות פיזית ומרחוק.
להקפיד על מצלמה, מיקרופון וחיבור אינטרנט איכותיים.

אם רוב האירוע מבוסס על אוכל ושיחות חופשיות, ייתכן שעדיף לקיים עבור העובדים מרחוק פעילות נפרדת ומשמעותית יותר.

טעויות נפוצות בתכנון אירוע במשרד

א בודקים אם יש מספיק מקום

משרד שמתאים לעבודה של עשרות אנשים לא תמיד יכול להכיל את כולם כשהם עומדים, אוכלים ומסתובבים. מדדו את החלל ותכננו מראש את סידור הריהוט.

מזמינים יותר מדי או מעט מדי אוכל

כמות גדולה מדי יוצרת בזבוז, וכמות קטנה מדי משאירה תחושת אכזבה. הסתמכו על מספר אישורי ההגעה, שעת האירוע וסוג המנות.

מתעלמים מצרכים תזונתיים

דאגו למבחר אמיתי ולא רק למנה בודדת עבור עובדים בעלי העדפות או מגבלות תזונתיות.

בוחרים מוזיקה חזקה מדי

המוזיקה אמורה לתרום לאווירה, לא למנוע מהעובדים לדבר. התאימו את עוצמתה לגודל החלל ולשלב באירוע.

בונים לוח זמנים עמוס

אירוע שבו עוברים במהירות מברכות למצגת, למשחק ולסדנה עלול להפוך למעייף. השאירו זמן להתכנסות ולמפגש טבעי.

בוחרים פעילות שלא מתאימה לכולם

לא כל העובדים נהנים מתחרויות, חשיפה אישית, פעילות גופנית או הופעה מול קהל. העדיפו פעילות נגישה, נעימה ולא מביכה.

שוכחים את שלב הניקיון

החליטו מראש מי אחראי על פינוי האוכל, שטיפת הכלים, איסוף האשפה והחזרת הריהוט. רצוי שלא להשאיר את המשימה לעובדים בסיום האירוע.

צ'קליסט לתכנון אירוע חברה במשרד

לפני האירוע, בדקו שטיפלתם בכל הנושאים הבאים:

מטרת האירוע.
תקציב.
תאריך ושעות.
רשימת מוזמנים.
אישורי הגעה.
בחירת החלל.
סידור שולחנות וכיסאות.
אוכל ושתייה.
צרכים תזונתיים וכשרות.
פעילות או תוכן.
מוזיקה והגברה.
מקרן, מסך ומיקרופון.
עיצוב וקישוטים.
מתנות או פרסים.
נגישות.
חניה ותחבורה.
צילום.
פינוי וניקיון.
תוכנית חלופית במקרה של תקלה או ביטול ספק.

שאלות נפוצות על אירוע חברה במשרד

כמה זמן כדאי להקדיש לאירוע?

אירוע קצר יכול להימשך בין 45 דקות לשעה וחצי. אירוע הכולל ארוחה, סדנה או הופעה יימשך בדרך כלל בין שעתיים לארבע שעות. האורך צריך להתאים למטרת האירוע ולא להעמיס על יום העבודה.

כמה זמן מראש כדאי להתחיל לתכנן?

לאירוע קטן אפשר להתחיל להתארגן כשבועיים מראש. אם נדרש ספק מבוקש, קייטרינג גדול, פעילות מיוחדת או השתתפות של אורחים רבים, רצוי להתחיל כחודש עד חודשיים מראש.

האם חייבים לשלב פעילות?

לא. אם המטרה היא מפגש חברתי, לעיתים אוכל טוב, מוזיקה ומרחב נעים לשיחה מספיקים. פעילות מתאימה כאשר רוצים לחזק היכרות, להעביר מסר או ליצור חוויה משותפת.

איך יוצרים תחושה חגיגית במשרד קטן?

פנו חלק מהחלל, הסתירו ככל האפשר ציוד עבודה, הוסיפו תאורה נעימה וקישוטים ורכזו את האוכל באזור מעוצב אחד. גם פלייליסט, כלי הגשה יפים ועמדת צילום קטנה יכולים לעשות הבדל גדול.

האם אירוע במשרד באמת זול יותר?

בדרך כלל נחסכת עלות השכרת המקום, אבל עדיין יש להביא בחשבון אוכל, ציוד, פעילות, עיצוב וניקיון. לכן כדאי להשוות את העלות הכוללת ולא רק את מחיר החלל.

לסיכום

אירוע חברה במשרד יכול להיות נגיש, חסכוני ומהנה, בתנאי שלא מתייחסים אליו כאל ישיבה רגילה שאליה הוסיפו מגשי אוכל. הגדירו מטרה, התאימו את התוכן לעובדים, תכננו נכון את החלל והשאירו מספיק זמן למפגש חופשי.

לא תמיד צריך הפקה גדולה כדי ליצור חוויה טובה. לפעמים דווקא אירוע פשוט ומתוכנן היטב מאפשר לעובדים לעצור לרגע, לחגוג יחד ולהרגיש חלק מהצוות.